¿El final del correo electrónico?

Desde hace tiempo varias situaciones me han sugerido esta posibilidad, en especial ahora que Microsoft lanzó su nuevo servicio de correo Outlook.com, pero déjenme hacer un poco de historia antes de entrar de lleno.

Al día recibo alrededor de 300 correos en las 2 cuentas de correo que leo con frecuencia, la personal y la del trabajo. Solo en la primera, hace poco eran más de 320 diarios, pero hice una depuración y me des-suscribí de todas las listas de correos y newslettters publicitarios que pude, así que ya prácticamente no recibo publicidad, lo que quedó son 75% notificaciones de redes sociales sobre comentarios, retweets, menciones, mensajes directos, etcétera (que de cualquier manera recibo en la red social per se) 20% de notificaciones sobre pagos o transacciones de los servicios que administro y/o utilizo y solo un 5% de correos dirigidos a mí, que por cierto en su mayoría son correos en masa de temas familiares o de grupos de amigos que no están particularmente dirigidos a mí.

En el caso de la segunda, o sea la cuenta del trabajo, recibo principalmente correos relacionados con el trabajo, pero más de la mitad son correos que están dirigidos a varias personas, donde se informa sobre avances de algún proyecto o se envía alguna documentación y que los demás destinatarios saturan nuestras bandejas con contestaciones a todos de “recibido”, “confirmo asistencia”, “ok”, o “FYI”, a lo que tengo que decir “WTF”, ¿no podrían contestarle solamente al remitente que ya se enteraron o que sí van a asistir? Otra buena parte de éstos correos son de proveedores ofertando servicios, que si bien pueden ser interesantes, se vuelven demasiados, y a ellos se les suman las decenas de invitaciones a eventos, pláticas, cursos o conferencias que tampoco son pocas.

Ante esta saturación de mensajes, la individualidad de los mismos va perdiendo relevancia y se disminuye el impacto y la atención que debiéramos poner a cada uno de los mensajes. Cada vez es más frecuente que me toquen contestaciones o solicitudes de “mándame de nuevo la información” o “no había leído el correo y/o los adjuntos” de forma que es evidente que el problema no es solo mío.

Por esto es que comentaba en un principio que hay una posibilidad que ha estado rondando mi cabeza y que cada vez va tomando más forma, y es que en cierto tiempo, no estoy seguro de cuánto pero no creo que sea mucho, el correo electrónico como lo conocemos va a desaparecer, dando pie a una nueva generación en los medios de comunicación para mensajería personal y empresarial.

Ya he escuchado algunas tendencias como redes sociales internas, donde los empleados de una empresa pueden crear temas sobre un determinado proyecto, adjuntar archivos relacionados, comentarlos y dar seguimiento puntual a los avances, obteniendo información en tiempo real sin necesidad de solicitarla en un correo. Estas redes integran el uso de los chats y mensajes directos corporativos que ayudan a hacer más fluida la comunicación y de la cual puede mantenerse un historial en el servicio central para futuras referencias y hasta disputas.

Por otro lado están las redes sociales públicas, como Facebook, Twitter, G+ o LinkedIn que están habilitando la comunicación con personas fuera de nuestras empresas. Las últimas encuestas de seguridad de la información mencionan que los administradores de seguridad en las empresas están prefiriendo establecer reglas para el uso de estas redes en lugar de bloquearlas por completo, de forma que los usuarios pueden interactuar a través de ellas para actividades laborales o con familiares y amigos, siempre y cuando se apegue a los tiempos y volúmenes de información marcados por las políticas corporativas.

En las mismas redes sociales se está generando una fuerte interacción con los contenidos generados fuera de ellas, como videos, artículos o cualquier otro tipo de documento, de forma que aprovechando las capacidades de indexación de los grandes servidores que las soportan, podemos encontrar información más rápido y con criterios de búsqueda más complejos que en nuestra bandeja de correo.

La generación del conocimiento es otro de los aspectos que están haciendo que el correo electrónico quede atrás y en ello influyen distintos factores: Primero, si abrimos un correo que ha sido contestado en múltiples ocasiones y que ya contiene información valiosa de un proyecto, la posibilidad de búsqueda sobre ese correo es limitada y su lectura es complicada, además de incorporar distintos formatos de texto de los diferentes editores utilizados por todos los participantes. Segundo, si medimos la cantidad de información que contiene el correo y la comparamos con el volumen de ésta que es útil, seguramente es menos de 50%, esto por la carga que generan los encabezados (y más de respuestas que solo dicen “OK”), las direcciones de los demás destinatarios y remitentes, las firmas y pies de página de todos ellos, etc. (creo que con el 50% me quedo corto). En cambio los ambientes colaborativos, donde se pueden hacer comentarios en tiempo real a un archivo, manteniendo registro de los cambios y comentarios que hizo cada usuario, asignación de permisos de solo lectura para los que así lo requieran y la facilidad de consultar el documento en todo momento sin necesidad de solicitar “la última versión” por flojera de no buscarla en nuestra bandeja, hacen mucho más rápida la experiencia de trabajo en equipo y la segregación de funciones en proyectos y equipos de alto desempeño.

La posibilidad de contar con elementos suficientes de seguridad para el inicio de sesión y firma electrónica permitiría reforzar los controles contra fugas de información sensible o confidencial, así como la integración mediante “single-sign-on” con plataformas como los ERP’s, CRM’s, BI’s, etcétera, así como garantizar la autoría, responsabilidad y autorización sobre liberaciones de nuevas versiones de documentos, aprobaciones de comprar y adquisiciones, permisos o ausencias y la integración con los calendarios y agendas de los empleados.

Hasta el Spam como lo conocemos desaparecería (aunque pronto aparecerían nuevas formas) así que sin ser tendencioso cierro deseando que “Descanse en paz el correo electrónico” (eventualmente).